Лучше делать свою работу плохо, чем чужую идеально
(с) мысли автора перед статьёй

Что означает «быть руководителем»?

• Наверное, это быть всем нужным, быть незаменимым в компании, чтобы все понимали твою ценность…
• Или всегда самоотверженно приходить на помощь, если видишь где-то проблему. Надо обязательно своими руками её решить…
• А может предугадывать проблему и делать за сотрудников задачи, которые они точно сделают не идеально…

Вот данная статья как раз для тех, кто думает выражениями, написанными выше. Потому что вы даже можете не замечать, как сами тихо топите свой бизнес. Или не свой, если вы наёмный руководитель. Тогда вообще шанс вашей «слепоты» довольно высок, т.к. мотивация наёмного человека и мотивация собственника зачастую вообще не сходятся.

Всё описанное ниже – лишь мои выводы после наблюдения за довольно большим количеством руководителей. Я сам, возможно, недалеко ушёл и мне проще со стороны увидеть соринку в работе другого человека, когда у меня перед глазом маячит моё «дерево». Но пока мне никто не укажет на это «дерево» (за что буду благодарен) я буду описывать свои мысли со своей позиции. А вы просто решите, хотите ли вы считаться с моим мнением или нет.

Эта статья является логическим продолжением мыслей, описанных в статье «Ваша чрезмерная самоотдача — это преступление против бизнеса» и «Почему он «ЭТО» не делает?! Это его работа!». Но здесь мы будем больше говорить именно о функциональных обязанностях вашего персонала. Да и ваших тоже как руководителя.

Данная «прелюдия» была нужна, чтобы вы более серьёзно отнеслись к прочитанному. Возможно, вы даже поймёте, что вас нужно называть не «руководитель», а «хозяйственник бизнеса». И это вообще разные вещи.

А теперь к сути.

Как-то  мне пришлось поработать несколько дней с молодым управляющим, в подчинении которого находится около восьми людей. И то, что мы обнаружили в процессе работы, мы обоюдно назвали термином «синдром болта».

 

—-
«Синдром болта» — это когда вы ездите за болтами в хозяйственный магазин вместо того, чтобы заниматься настоящими управленческими задачами.
—-

 

Конечно, это не означает, что вы в принципе никогда, как управляющий, не должны ездить за болтами. Всегда могут быть критические ситуации для вашего бизнеса, когда вы будете выполнять любую работу. Но определённо вы не должны ездить за болтами с конкретной периодичностью.

Это кажется очевидная вещь, но когда сталкиваешься с этим в реальной жизни, то самостоятельно можно даже не понять, что данный синдром тебя полностью захватил. Проходит день за днём, ты постоянно в суете, но потом не можешь понять, что дельного-то сделал за прошедшую неделю.

Давайте чуть ближе к самой истории. Есть бизнес, у которого управляющий – молодой 24х-летний (а-я то уже прямо «старче» 30-летнее :)) парень. Есть сотрудники, функциональные роли которых можно разбить на следующие:

1. администратор
2. старший администратор
3. техник
4. бухгалтер
5. уборщица
6. сам управляющий

Отдельно есть учредители, которые постоянно не понимают, чем вообще занимается управляющий. Есть ли толк от него.

И при этом управляющий иногда ездит за болтами, если его об этом попросят сотрудники. Причём у самого управляющего есть понимание того, что это странная и неправильная вещь, но он не знает, как от этого избавиться. Хотя на самом деле, как оказалось, проблема была совсем в другом – он просто не знал, какими задачами он должен заниматься для развития бизнеса. Поэтому всегда проще было переключиться на рутину сегодняшнего дня.

 

Важная мысль № 1:
Чтобы понять, что ты занимаешься херней, нужно иметь понимание, что такое херня и правильная вещь.

 

Другими словами, если вы (например, как собственник) сами не понимаете, чем конкретно должен заниматься управляющий, то управляющий будет заниматься всем подряд. При этом ОН будет думать, что постоянно загружен, постоянно делает правильные вещи и не даёт компании умереть. А на самом деле он просто не знает свои обязанности.

«Так есть же должностная инструкция сотрудника!» — скажете вы.

Я вас умоляяяяяяю. Вы сами-то читали инструкции сотрудников? А свою? Всё понимаете из написанного? Я за всё время не видел НИ ОДНОГО бизнеса, где люди работали бы по должностной инструкции, которую они видели один раз в жизни при трудоустройстве. А если вы как раз работаете – пожалуйста, напишите мне. Я дико хочу с вами познакомиться.

Должностная инструкция — это лишь бумага с печатью и подписями. Она вам пригодится, если у вас возникнут вопросы юридического характера о вашей работе. Это когда имеющаяся проблема уже вышла на совершенно другой уровень для всех. Поэтому пусть эта бумага будет. Закона ради. Но не ради результата.

А мы здесь говорим как раз о ситуации обычного трудового дня. В 21-м веке, когда сегодня ты делаешь одно, а завтра тебя подключают к другому. И реагировать на это надо адекватно (особенно, если понимаешь и видишь эти изменения). Потому что бизнес постоянно развивается и невозможно жёстко «запрограммировать» его работу по инструкции.

Но можно сделать так, чтобы люди в любой момент времени понимали, какие «правила работы» прямо сейчас. Не изменился ли набор функциональных обязанностей у того или иного сотрудника.

Как?
Вот это мы как раз с молодым руководителем и сделали. Большая часть беседы сводилась всего лишь к 3м вопросам с моей стороны:

1. Что ты делаешь обычно в течение дня?
2. Как думаешь, если ты сильно заболеешь и не будешь в рабочем состоянии, кто смог бы это сделать за тебя?
3. А ещё что ты делаешь в течение дня?

Повторять по кругу до исчерпания ответов.

Самое «страшное» и удивительное, что может случиться после всего этого – это когда после таких вопросов вы поймёте, что все ваши дела можно «раскидать» по сотрудникам, а вам останется…”ничего”

И вот тут-то на вас и снизойдёт озарение, что если вы раскидали все задачи, будучи уверенным, что они действительно будут сделаны на должном уровне, то вы просто НЕ знаете ваши основные задачи. Те, которые нельзя передавать другим, потому что это ВАШИ ЗАДАЧИ, за которые вам и платят. И, скорее всего, платят другую сумму, чем другим.

— Сергей, я в ступоре…у меня ничего не осталось в списке. Мы всё раскидали
— Поздравляю! А теперь давай пообщаемся о том, чем ты действительно должен заниматься

И мы составили список. Получился он такой:

В его случае это именно те задачи, которые нельзя передавать другим. Глядя на это, он понимал, что сейчас большую часть его работы занимает п.1 – «контроль корректности работы сотрудников». Только с оговоркой – он не контролировал, он сам частенько делал за других работу персонала. Потому что считал, что так надо.

 

Важная мысль № 2:
Не мешай людям делать их работу. И максимально старайся не лезть им помогать. НО — наблюдай!

 

Задача руководителя – выстроить процессы работы и проверять корректность их выполнения. Неудобно людям работать? Значит можно подкорректировать список их обязанностей. Это дело теперь гибкое, оно не на бумаге. Оно просто текстом, который можно всегда изменить и распечатать.

Если вы не корректируете, а лезете внутрь рабочего процесса сотрудника (а он и рад этому), то вы реально гробите свой бизнес. И своё здоровье. И нервы. Это довольно хорошо описано в статье «Ваша чрезмерная самоотдача — это преступление против бизнеса».

Если вы не руководитель, но пытаетесь влезть в общий рабочий процесс, чтобы сделать лучше — вы делаете лишь хуже всем.

Как раз сегодня я посмотрел видео, где просто главной герой идеально описывает эту мысль (текст будет под видео, но я рекомендую вам просмотреть эти 30 секунд):

— Мишель, ты дал порции гребешков на минуту дольше пробыть в сковороде, потому что гарнир не был готов и затем подал. Зачем ты так сделал?
— Шеф, мы зашивались…если бы я их выложил, весь стол…
— Так выбросил бы! Не идеально выбрасываешь. Не важно что. Что не идеально, то выбрасываем. Независимо от сроков…

Из-за того, что Мишель пытался подстроиться под ритм работы всего коллектива (все зашивались), он сам наделал кучу ошибок. Фильм называется «Шеф Адам Джонс». Рекомендую к просмотру.

«Не идеально выбрасываешь» — прекрасная фраза.
Пытаясь помочь другим и изменяя свою работу под них вы делаете хуже вообще всем. Вы делаете свою и чужую работу полностью неуправляемой. Хотя первое время может казаться, что ваша помощь реально исправляет ситуацию. А на деле вы лишь своим «телом» закрыли большую дыру в работе руководителя. И рано или поздно эта дыра съест вас эмоционально и всё равно доберётся до начальства. Не надо так.

После того, как мы разобрали все задачи руководителя, мы начали описывать все функциональные обязанности всех других ролей. И вскрылось очень много моментов, когда сам руководитель не мог однозначно ответить на вопрос «чья это ответственность»?

— Ну…это и она может делать, и старший администратор. Техники тоже на подхвате
— Нельзя так. Нужно выбрать конкретного человека, который будет знать, что это именно его обязанность

Это очень банальная вещь – опишите обязанности ваших людей. Только не в теории (потому что обычно такие документы пишутся до работы самих людей), а на практике. Вот как сейчас они работают – так и записывайте. Разбираться «правильно это или нет» вы будете уже позднее. Потому что вам уже хоть будет что изучать. И исправлять. Потому что исправлять придётся.

Полный список функциональных обязанностей получился такой (кликабельно для скачивания):

Кстати, рисовать можете в бесплатном сервисе Draw.io. Мы им и пользовались, он очень интуитивно понятен.

Далее я рекомендовал руководителю сделать так:

• Распечатать для каждой роли его кусок из этой схемы и повешать у него (сотрудника) в кабинете на видном месте
• Лично обсудить этот список с каждым человеком

П.2 очень важен, т.к. руководитель то может надумать сам себе что угодно, а на практике окажется всё по-другому. И люди вообще не будут принимать те обязанности, о которых им никогда не говорили. Поэтому надо сесть и прямо пройтись по списку с намерением сообщить, что это реально его обязанность. Он должен «морально» принять эту ответственность на себя.

Такая простая вещь поможет в будущем решать любые вопросы характера «а кто должен вот это делать?». Если сотрудники не могут разобраться меж собой, они зовут руководителя и тот решает, в чьей схеме он сделает изменения. Делает и приносит этому человеку новый лист.

Да, это короткий аналог должностной инструкции. Но юридический документ менять сложно, долго и никто не хочет. А простую схему можно поменять за пару минут.

Точно знаю, что руководитель общался по этим схемам с каждым сотрудником. Насчёт «распечатать и повешать» – не уверен. А вот от самого подхода к происходящему он был в восторге :).

«Банальная вещь!» —  скажите вы.
Да, банальная. Вспомните об этом в следующий раз, когда вы поедете за «болтами» или когда никто не будет знать, кто же всё таки должен был сообщить клиенту о скором приходе машины на объект.

«У нас коллективная ответственность! Все должны помогать друг другу»
Удачи вам. Если вы действительно довольны состоянием ваших дел с таким подходом, давайте встретимся и пообщаемся, как у вас это получилось. Я угощаю.

Вот такой он – «синдром болта». Посмотрите, может и у вас он есть. Если есть — вы больше «ответственный за хозяйство бизнеса», а не руководитель. Правильно ли это?