Вторая статья данного личного блога. Первая была с интригующим названием «Ищу работу. Вот моё резюме«. Думаю, пора чаще писать в этот блог.

Хорошие статьи рождаются спонтанно, когда появляется острое внутреннее желание написать своим мысли, выразить свои эмоции. Эта статья — как раз тот случай. И говорить мы будем про ситуацию, которая бываЛа, бывает и будет происходить с каждым из вас — передача коммуникации от одного человека к другому . Просто мы сделаем на ней упор и попытаемся её разобрать по полочкам.

Началось всё с тихого письма как-то поздно вечером:

Вообще, меня бесят такие письма (вот он, эмоциональный выплеск, о котором писалось пару предложений назад). Причин тому несколько:

1) Автор, ты кто вообще такой??

Вас тоже раздражает, когда вам впервые пишут незнакомые люди, не представляясь? Лишь по доменному имени почты можно сделать предположение о том, кем может являться этот человек. Но зачем оно мне надо — гадать.

—
Правило хорошей переписки №1
Если пишете человеку в первый раз, обязательно представьтесь.
—

Далее…

2) Что это вообще, нахрен, за письмо? В чём его суть?

По абсолютно пустому телу письма можно сделать вывод, что здесь ожидалось какое-то вложение. Вложения нет. Но забыть вложение — это бывает с каждым, не буду даже это выделять в отдельный пункт. Проверять надо «по умолчанию». Но вот писать контекст письма в стиле «зачем пишу и что хочу» — обязательно надо.

Обязательно — это из разряда «если уважаешь собеседника, напиши контекст письма». А нового «собеседника» в письме нужно уважать по умолчанию.

—
Правило хорошей переписки №2
Пишите контекст письма — зачем выпишете и что должен сделать адресат письма.
—

В данном случае отсутствие контекста привело к тому, что было потеряно 13 часов времени. Оно ушло на то, чтобы я получил этот самый контекст письма. Без него я ничего делать и не собирался:

А потом ушло полдня на объяснение того, что я не вижу никаких вложений.

Но теперь мы пришли уже к чему-то хорошему. Цель письма — дать рецензию проекта. Что вкладывал в этот смысл автор письма — мы узнаем дальше. Потому что я не был в курсе того, что я должен дать какую-то рецензию на какой-то проект.

Если представить наш будущий «глухой телефон» визуально (прям как я люблю), то на данном этапе это выглядит так:

Я же должен что-то там проверить, выбрал картинку с лупой 🙂

Далее состоялась переписка с «Большим боссом» по совершенно другой теме и он отметил, что мне должны были написать по новому направлению. Вот обезличенный кусок той переписки:

А затем был созвон, в процессе которого дополнительно стало ясно, что автор письма — руководитель этого нового направления.

В итоге всего этого промелькнула очень важная формулировка — «На том сайте нет заголовка». Это довольно конкретное уточнение и опасение от «Большого босса». Задача из абстрактной «Нужно сделать рецензию» вполне может превратиться в конкретную «Нужно придумать заголовок».

Но это нужно уточнить. Для этого я набираю автора письма и в процессе разговора выясняется довольно много моментов, а именно:

• действительно нужно придумать заголовок
• посмотреть в общем на сайт и дать рекомендации
• есть верстальщик, который готов вносить правки в текущий макет и потом выкладывать всё это на хостинг
• верстальщик на аутсорсе, поэтому задача довольно срочная, т.к. верстальщик хочет закончить проект и получить свои деньги

И вот всё это, оказывается, имелось ввиду под формулировкой «нужно сделать рецензию на проект». Вы вот догадались изначально, что там имелось ввиду именно ЭТО + ограничение по срокам, т.к. 3-е лицо ожидает теперь моей реакции? А это уже совершенно иной приоритет для задачи.

В итоге «глухой телефон» теперь выглядит так:

Что-ж, это уже лучше. Понятная задача и её внешняя приоритезация (не для меня, для них).

Если дальше быть довольно кратким, то я смотрю сайт и говорю, что надо всё останавливать на текущем этапе, т.к.:

• надо всё переделывать чуть ли не с нуля
• у меня на это будет время позднее
• нужно закрыть текущие договорённости с верстальщиком (заплатить) и сказать, что позднее мы может быть с ним свяжемся для доделок, либо уже сами доделаем

Это конкретные словесные формулировки, которые я использовал в разговоре. Вроде бы на этом и порешили. После того, как я положил трубку, картинка в моей голове была следующая:

Вроде всё логично, да?

Но почему-то через 15 минут я получаю звонок на свой телефон от этого самого верстальщика!

— Алло, Сергей, здравствуйте. Это «верстальщик». Мне сказали набрать вас, у вас есть информация для меня

Что, простите?! В тот момент моё выражение лица было примерно таким:

Как?! Как схема превратилась в такую?

Почему меня набирает верстальщик, с которым я до этого даже не общался по этому проекту? В какой момент жизни я «повернул» не туда и начал доносить свои мысли таким образом, чтобы меня настолько не так понимали? ИЛИ же…дело не во мне?

В итоге в разговоре с верстальщиком я повторяю всё то, что и говорил ранее руководителю проекта: «Стопаем на текущем моменте, вам должны заплатить и закрыть текущие договорённости. Правки будут позднее и либо мы их сделаем с вами, либо уже сами». Вроде ок, порешали.

На всякий случай, я передаю руководителю проекта, что я поговорил с верстальщиком и всё ок. Чем потом закончился финальный разговор верстальщика с руководителем проекта, я уже не знаю.

Но в конце концов схема получилась такая:

Сколько же лишних действий было сделано. Сколько времени суммарно было отнято зазря у всех действующих лиц. Всё вполне можно был бы решить за пару часов и один звонок.

Цените, пожалуйста, время ваших коллег. И своё тоже. Потому что все эти лишние звонки и уточнения влекут к тому, что:

— тратится время
— тратится энергия мозга на то, чтобы разобраться в ситуации
— каждый новый шаг увеличивает вероятность того, что будет сделано НЕ так, как задумывалось изначально

А для бизнеса время = деньги.

Давайте финально ещё раз посмотрим на то, как схема представлялась изначально, и какой она стала в конце. Всё на одной картинке:

Как можно этого всего избежать?

Буквально пара рекомендаций, которые я всегда использую в разговоре, если вижу, что человек мне передаёт слова другого человека:

1. Спросите «Кто поставил вам эту задачу?»
2. Спросите «Как дословно звучала задача, которую вам поставили»?
3. И в конце разговора спросите «Давайте подведём итоги. Я правильно понял, что вы дальше делаете это, а я делаю то?»

Как раз с п.3 и я сам тут «пролетел», не уточнил :(.
Но поверьте, эти 3 вопросам сберегут вам огромное количество времени и нервов.

И в конце хочется добавить, что никто не идеален. И я тоже порой не до конца передаю информацию, но если каждый из нас будет передавать коммуникацию лучше, чем ранее, то суммарный эффект будет заметен сразу и для всех.

Т.ч. если вас кто-то «бесит» в процессе общения и вы видите, что часто создаётся глухой телефон, то можете смело давать ему ссылку на эту статью 🙂